Notulen Rapat
Oleh Helmi, S.Pd. Ind
A. Pengertian Notulen Rapat
Notulen rapat adalah catatan tertulis yang sistematis dan rapi tentang jalannya rapat, termasuk:
- Isi Notulen Rapat
1. Informasi umum (tanggal, waktu, lokasi, peserta).
2. Tujuan dan agenda rapat.
3. Hasil diskusi dan pembahasan.
4. Keputusan dan kesepakatan.
5. Tugas dan tanggung jawab.
6. Waktu dan tempat rapat berikutnya (jika ada).
- Fungsi Notulen Rapat
1. Mengingatkan peserta tentang kesepakatan dan keputusan.
2. Memberikan informasi kepada yang tidak hadir.
3. Membantu evaluasi proses dan hasil rapat.
4. Sebagai dokumen resmi dan referensi.
5. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi.
- Ciri Notulen Rapat
1. Objektif dan akurat.
2. Sistematis dan terstruktur.
3. Singkat dan jelas.
4. Tidak memihak.
5. Ditandatangani oleh sekretaris atau ketua rapat.
- Jenis Notulen Rapat
1. Notulen singkat (ringkas).
2. Notulen panjang (rinci).
3. Notulen verbal (catatan percakapan).
4. Notulen keputusan (fokus pada hasil kesepakatan)
B. Tahapan Membuat Notulen Rapat
Berikut adalah tahapan-tahapan membuat notulen rapat dan contohnya:
Tahapan Membuat Notulen Rapat
1. Persiapan: Pastikan Anda memiliki peralatan yang dibutuhkan, seperti pena, kertas, dan rekorder (jika diperlukan).
2. Mengidentifikasi Informasi: Catat nama rapat, tanggal, waktu, lokasi, dan peserta.
3. Mencatat Hasil Diskusi: Tuliskan poin-poin penting dari diskusi, termasuk keputusan, rekomendasi, dan tugas.
4. Mengidentifikasi Keputusan: Catat keputusan yang diambil dan orang yang bertanggung jawab.
5. Mengidentifikasi Tugas: Catat tugas yang diberikan kepada masing-masing orang.
6. Mengedit dan Merevisi: Periksa kembali notulen untuk memastikan kesalahan dan ketidakakuratan.
7. Menyebarkan: Bagikan notulen kepada peserta rapat dan pihak terkait.
Contoh Notulen Rapat
Judul
Notulen Rapat Tim Manajemen
Informasi Umum
- Tanggal: 10 Februari 2024
- Waktu: 10.00 WIB
- Lokasi: Ruang Rapat
- Peserta:
- Budi (Ketua)
- Andi (Sekretaris)
- Rina (Anggota)
- Dedi (Anggota)
Hasil Diskusi
1. Pembahasan proyek baru.
2. Penunjukan tim pelaksana.
3. Penentuan deadline.
Keputusan
1. Proyek baru diterima.
2. Tim pelaksana dipimpin oleh Andi.
3. Deadline: 31 Maret 2024.
Tugas
1. Budi: Menyediakan anggaran.
2. Rina: Membuat rencana kerja.
3. Dedi: Mengkoordinasikan tim.
Penutup
Rapat ditutup pukul 11.30 WIB.
Tips Membuat Notulen Rapat
1. Tuliskan dengan jelas dan rapi.
2. Gunakan bahasa yang singkat dan efektif.
3. Pastikan semua poin penting tercatat.
4. Periksa kembali sebelum menyebarkan.
5. Simpan notulen sebagai referensi.
Sumber:
1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI.
2. Badan Pendidikan dan Pelatihan Pemerintahan RI.
3. Ensiklopedia Manajemen.